Resumen Ejecutivo
En el sector turístico, la velocidad para generar una cotización personalizada es un diferenciador competitivo crítico. Actualmente, los agentes de Allegra Travel enfrentan un cuello de botella operativo: buscar, copiar y pegar servicios de viajes pasados o de proveedores externos consume tiempo valioso durante los picos de demanda.
Zulunity desarrollará un “Diseñador de Itinerarios Inteligente” integrado directamente en la plantilla de cotización actual de Allegra. Este sistema conectará la hoja de cotización con una Base de Datos Centralizada (histórico 2024-2025 + Tarifario), ofreciendo búsqueda predictiva, autocompletado y aprendizaje continuo, todo sin salir de Excel.
Propuesta de Valor
Búsqueda Instantánea
Escribe un destino y obtén todos los servicios históricos disponibles en milisegundos.
Autocompletado Inteligente
Al seleccionar un servicio, descripción, proveedor y precio se rellenan automáticamente.
Aprendizaje Continuo
Cada servicio nuevo ingresado se guarda automáticamente en la base de datos para todo el equipo.
Cero Cambio de Plataforma
100% nativo en Excel. Sin herramientas nuevas que aprender. Sin migraciones.
Cambio Estratégico
| Situación Actual | Con el Diseñador de Itinerarios |
|---|---|
| Búsqueda manual en archivos históricos dispersos | Base de datos unificada con búsqueda instantánea |
| Copiar y pegar desde Civitatis / Get Your Guide | Autocompletado automático de servicio, proveedor y precio |
| Conocimiento atrapado en correos y archivos individuales | Memoria institucional compartida que crece con cada cotización |
| Agente como investigador manual | Agente como curador de experiencias (foco en el cliente) |
Módulos del MVP — Fase 1
Capacidades esenciales para resolver el cuello de botella operativo
Consolidación y Normalización de Datos
- • Limpieza del historial de cotizaciones 2024 y 2025
- • Integración del nuevo Tarifario como fuente adicional
- • Normalización de destinos (“Vatican” → “Vaticano”)
- • Creación de la Base de Datos Maestra estructurada
Motor de Búsqueda Predictiva
- • Buscador en tiempo real integrado en la hoja de cotización
- • Menú desplegable inteligente con filtrado instantáneo
- • Inyección automática: descripción, proveedor y precio
- • Búsqueda parcial (“Vat” encuentra “Vaticano”)
Flujo Bidireccional (Auto-aprendizaje)
- • Detección automática de servicios nuevos no registrados
- • Guardado automático en la Base de Datos Maestra
- • Disponible para todos los agentes en la siguiente búsqueda
Despliegue e Instalación
- • Instalación vía Remote Desktop sin intervención activa
- • Pruebas de rendimiento en entorno real del cliente
- • Capacitación por Google Meet (1 hora) con el equipo
- • Guía de Usuario y protocolo de emergencia
Plan de Implementación
8 semanas con entregas verificables en cada fase
Fase 1 — Análisis y Preparación de Datos
Semanas 1–2
Recepción y revisión de archivos históricos (2024, 2025) y Tarifario.
Limpieza y normalización de datos (destinos, precios, proveedores).
Definición del esquema final de la Base de Datos Maestra.
Entregable: BD Maestra v1.0 lista para integración.
Fase 2 — Desarrollo del Motor de Búsqueda
Semanas 3–5
Desarrollo de la Macro/Script de búsqueda predictiva.
Implementación del autocompletado (descripción + proveedor + precio).
Construcción del módulo de escritura bidireccional (auto-guardado).
Entregable: Prototipo funcional en entorno de pruebas.
Fase 3 — Pruebas y Control de Calidad
Semanas 6–7
Rendimiento: consulta en BD con >1,000 registros en <500ms.
Integridad: verificar que autocompletado no corrompa el formato de la cotización.
Duplicados: validar el algoritmo de detección de nuevos servicios.
Excepciones: manejo de destinos no existentes en la BD.
Fase 4 — Despliegue y Capacitación
Semana 8
Instalación vía Remote Desktop en la computadora de Esteban Jaramillo.
Conexión final entre Cotizador y Base de Datos Maestra en producción.
Sesión de capacitación (Google Meet, 1 hora) con el equipo de agentes.
Entregable: Sistema en producción + Guía de Usuario + Protocolo de emergencia.
Arquitectura de la Solución
Dos componentes Excel interconectados
Archivo Frontend (El Cotizador)
La plantilla de cotización actual de Allegra, instrumentada con:
- ✓ Código de búsqueda predictiva (VBA / Office Scripts)
- ✓ Formulario de autocompletado por destino
- ✓ Lógica de detección de servicios nuevos
- ✓ Escritura automática hacia el Backend
Archivo Backend (La Base de Datos)
Archivo Excel independiente y estructurado como tabla maestra:
- ✓ Histórico de servicios 2024-2025 normalizado
- ✓ Tarifario de proveedores actualizado
- ✓ Sin formatos visuales (optimizado para velocidad)
- ✓ Actualización automática con nuevas entradas
Modelo de Datos (Base de Datos Maestra)
| Destino | Tipo | Nombre del Servicio | Proveedor | Precio Base | Últ. Actualización |
|---|---|---|---|---|---|
| Zagreb | Tour | Tour a pie por la ciudad vieja | Get Your Guide | $45.00 | 15/01/2026 |
| Vaticano | Entrada | Museos Vaticanos y Capilla Sixtina | Civitatis | $60.00 | 10/02/2026 |
VBA / Office Scripts
Motor de búsqueda y autocompletado. Tecnología nativa de Microsoft.
Power Query (Plan B)
Motor alternativo si VBA está bloqueado por políticas de IT.
Excel / OneDrive / SharePoint
Frontend + Backend de la solución. Entorno existente del cliente.
Remote Desktop (RDP)
Canal de instalación y soporte. Despliegue directo sin presencia física.
Propuesta Económica
Inversión transparente y predecible
Diseñador de Itinerarios
Fases 1 a 4 (8 semanas): limpieza de datos, motor de búsqueda, auto-aprendizaje, instalación, capacitación y documentación.
Incluye:
Términos de Pago
Al firmar y comenzar el proyecto
Entrega final y aceptación
Moneda: Dólares Americanos (USD).
Gestión de Riesgos
Macros deshabilitadas por IT
Nivel: Alto
Plan B: Migrar la lógica a Office Scripts (TypeScript) o Power Query como motor alternativo, sin requerir VBA.
Lentitud por volumen de datos
Nivel: Medio
Diccionarios en memoria (VBA Dictionary) en lugar de fórmulas BUSCARV. Búsqueda activa desde los primeros 3 caracteres.
Duplicidad de destinos
Nivel: Medio
Catálogo cerrado de destinos válidos (lista desplegable estricta). Confirmación antes de registrar destinos nuevos.
Datos históricos incompletos
Nivel: Bajo
La Fase 1 incluye un proceso de limpieza dedicado. Se reportará campos faltantes antes de iniciar el desarrollo.
Métricas de Éxito
Consulta en BD con >1,000 registros
Corrupción de formato en cotizaciones
Agentes usando el buscador en Semana 8
Nuevos servicios se registran sin intervención
Fuera del Alcance (Fase 1)
- • APIs Externas en Tiempo Real: conexión directa a Civitatis / Get Your Guide queda para Fase 2.
- • Aplicación Web o App Móvil: la solución es 100% nativa en Excel.
- • Redacción de Contenido: descripciones y precios son responsabilidad de Allegra Travel.
- • Diseño de Plantilla: solo se instrumenta la plantilla existente, sin rediseño visual.
- • Hardware: no se provee equipo de cómputo.